"Talk low, talk slow, and don’t talk too much."
("Bicaralah dengan nada rendah, perlahan, dan jangan terlalu banyak bicara.")
Sudah berapa kali Anda berada dalam situasi di mana Anda sulit mempercayai apa yang dikatakan seseorang kepada Anda? Sering kali orang membuat asumsi tentang orang lain dan menyinggung perasaan tanpa menyadarinya. Selain itu, membangun hubungan yang baik dalam dunia bisnis tidak berarti membagikan informasi pribadi Anda kepada semua orang.
Lakukan riset terlebih dahulu. Kenali siapa lawan bicara Anda dan berhati-hatilah jika Anda tidak mengenalnya. Siapkan topik pembicaraan agar Anda dapat terlibat dalam percakapan yang bermakna. Ajukan pertanyaan yang dimulai dengan kata "bagaimana", "apa", dan "mengapa" untuk lebih mengenal lawan bicara serta menjaga agar percakapan tetap mengalir. Jelaslah bahwa membangun hubungan baik (*rapport*) bukanlah seperti sedang menginterogasi seseorang. Hal ini lebih menyerupai permainan tenis yang melibatkan interaksi timbal balik. Kuncinya adalah bersikap tulus dan autentik, serta menyadari bahwa menemukan kesamaan dapat membangun hubungan jangka panjang.
Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan dan topik yang bagus untuk mencairkan suasana:
- “Bagaimana Anda bisa terlibat...?”
- “Ceritakan lebih lanjut tentang...”
- “Apa saja tantangan yang Anda hadapi?”
- “Apa yang paling Anda nikmati dari...?”
- “Kapan Anda mulai...?”
- “Bagaimana Anda bersiap untuk...?”
- “Apa langkah Anda selanjutnya?”
Beberapa contoh topik untuk dibahas adalah:
- Latar belakang karier.
- Pencapaian dan tujuan.
- Hobi dan kegiatan di waktu luang.
- Keterlibatan dalam komunitas.
- Hiburan (film dan buku favorit).
- Peristiwa terkini (asalkan tidak kontroversial).
- Keluarga (asalkan lawan bicara yang membahasnya terlebih dahulu; jangan terlalu membahas hal yang bersifat pribadi).
Ingatlah bahwa sekadar pandai berbicara tidak berarti Anda juga piawai dalam percakapan ringan ("small talk"). Hal ini membutuhkan latihan serta kesediaan untuk mengenal dan menikmati interaksi dengan orang lain. Lepaskanlah rasa cemas mengenai apa yang harus Anda katakan, dan mulailah menaruh minat pada orang lain. Sungguh luar biasa betapa berharganya perasaan seseorang ketika ada orang lain yang menunjukkan ketertarikan kepada mereka.
Praktik-Praktik Terbaik
Topik-topik tertentu pasti akan muncul saat Anda berbincang dengan orang lain. Seberapa mendalam Anda membahas topik tersebut sebaiknya disesuaikan dengan hubungan Anda dengan lawan bicara. Pada saat yang sama, perlu diingat bahwa meskipun Anda merasa memiliki hubungan yang akrab, pendapat yang terlalu keras mengenai suatu topik dapat merusak hubungan bisnis.
- Hindarilah pembahasan mengenai topik-topik berikut:
- Politik.
- Agama.
- Seksisme.
- Komentar rasis atau terkait etnis.
- Orientasi seksual.
- Gaji.
- Gosip.
- Sikap negatif.
- Urusan pribadi.
- Urusan keluarga pribadi.
- Membagikan terlalu banyak informasi pribadi.
- Memberikan detail yang berlebihan.
- Menginterogasi alih-alih bercakap-cakap.
- Memotong pembicaraan orang lain.
- Mengeluh.
- Berusaha "mengungguli" lawan bicara.
- Mengedarkan pandangan ke sekeliling ruangan saat seseorang sedang berbicara dengan Anda.
Catatan Tambahan
“Saya sangat dekat dengan salah satu rekan kerja saya, Maxine. Kami benar-benar saling menceritakan segalanya, baik soal pribadi maupun pekerjaan. Tahun lalu Maxine dipromosikan, dan segalanya seolah berubah. Saya menyesal telah menceritakan banyak hal kepadanya. Saya merasa tidak dipromosikan karena dia menganggap kehidupan rumah tangga saya tidak stabil. Saya bingung harus berbuat apa, tetapi saya jelas telah belajar untuk menjaga privasi kehidupan pribadi saya.”
—Karyawan perusahaan asuransi
(Anda dapat menemukan kiat tambahan untuk memulai percakapan ringan di You Did What? The Biggest Blunders Professionals Make.)
Bagaimana jika seorang kolega ingin berdiskusi dengan Anda tentang topik-topik ini? Contoh dialog berikut dapat memberi Anda ide tentang cara mengakhiri percakapan dalam situasi tersebut:
Fred: Kim, apa pendapatmu tentang presiden dan pendiriannya mengenai apa yang sedang terjadi saat ini?
Kim: Ini sangat menarik. Aku akan menghindari topik itu (Lalu ganti topik ke sesuatu seperti, "Bagaimana akhir pekanmu?" atau "Bagaimana perkembangan proyek itu?")
Rosa: Kerry,
apakah kamu mendengar tentang apa yang terjadi dengan kepala penjualan dan
kepala pemasaran?
Catatan Tambahan
“Baru-baru ini, saya berbincang dengan seorang klien lama mengenai pemilihan umum. Kami telah bekerja sama selama 15 tahun, jadi saya merasa bisa menyampaikan pendapat pribadi saya mengenai situasi tersebut. Namun, begitu saya mengutarakan pendapat itu, saya sadar telah melakukan kesalahan. Bahasa tubuhnya langsung menunjukkan sikap tertutup dan senyumnya pun hilang. Jelas sekali bahwa saya telah menyinggung keyakinan pribadinya dan kami memiliki pandangan yang berbeda. Saya meminta maaf karena telah menyinggung perasaannya, namun saya merasa hal itu telah menimbulkan sentimen negatif dalam hubungan bisnis kami.”
—Eksekutif penjualan di perusahaan pialang asuransi
Kerry: Saya
tidak, tetapi politik kantor bisa menjadi sangat menarik.” (Lalu ubah topik
pembicaraan ke sesuatu seperti, “Mari kita bicarakan tentang kinerja merek x.
Sepertinya kinerjanya sangat bagus.”)
Menggunakan ungkapan "itu menarik" dapat membantu meredakan ketegangan dan mencegah lawan bicara merasa tidak nyaman. Pada saat yang sama, ungkapan ini berfungsi sebagai jembatan untuk membantu Anda beralih ke topik pembicaraan lain.
Ajukan Pertanyaan-Pertanyaan Penting Ini pada Diri Sendiri
- Jika seseorang mengatakan hal yang sama kepada saya seperti yang saya katakan kepada mereka, apakah menurut saya hal itu pantas?
- Apakah orang ini benar-benar tertarik dengan apa yang saya katakan?
- Apakah saya akan menyesal telah mengatakan hal ini di kemudian hari?
Sebagai penutup pembahasan dalam bab ini, kita menyoroti pandangan Bernardo J. Carducci yang memiliki pemikiran menarik mengenai topik ini. Dalam bukunya yang berjudul "The Pocket Guide to Making Successful Small Talk: How to Talk to Anyone, Anytime, Anywhere About Anything", ia menyatakan: “Percakapan ringan ("small talk") merupakan titik awal dari segala hubungan. Meskipun dengan menyebutnya sebagai percakapan ringan, kita sebenarnya melanggengkan anggapan bahwa hal itu sepele dan tidak penting. Lebih jauh lagi, percakapan ini merupakan landasan tata krama sosial, karena memungkinkan terjadinya interaksi yang pada gilirannya mencegah perlakuan buruk terhadap orang lain. Banyak orang mengira bahwa kemampuan melakukan percakapan ringan adalah bakat alami. Padahal, kenyataannya itu adalah keterampilan yang dapat dipelajari. Ada struktur serta aturan main tertentu di dalamnya. Begitu seseorang memahami struktur dasar dan aturan dalam melakukan percakapan ringan, membangun hubungan dengan orang lain pun akan terasa tidak terlalu menakutkan.” (Pocket Guide Publishing, 1999)
Catatan Tambahan
“Salah satu hal yang paling membuat saya kesal adalah ketika vendor menceritakan kehidupan pribadi mereka kepada saya. Pekerjaan saya menumpuk sementara waktu sangat terbatas, jadi hal itu hanya membuang-buang waktu saya. Menurut saya, perlu ada buku bagi tenaga penjual dan vendor yang berjudul "Know When to Stop Talking?" ("Tahu Kapan Harus Berhenti Bicara"). Sekarang, saya langsung saja memberi tahu vendor-vendor seperti itu bahwa saya hanya punya waktu tepat lima menit. Saya senang mengenal orang lain, tetapi ada orang-orang yang terkadang bersikap terlalu jauh.”
—Manajer pembelian sebuah maskapai penerbangan besar
*****
Diambil dan diterjemahkan dari :
"16 Communication Secrets: Learn from The Biggest Blunders Professionals Make" karya Kim Zoller dan Kerry Preston.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar