"We are all faced with a series of great opportunities brilliantly disguised as impossible situations."
("Kita semua dihadapkan pada serangkaian peluang besar yang terselubung dengan cerdik sebagai situasi yang mustahil.")
—Charles R. Swindoll
Ada banyak hal yang dapat menghambat komunikasi kita. Kita bisa membiarkan hal-hal tersebut membebani kita, atau kita bisa mengatasinya demi memperbaiki situasi dan hubungan kita. Komunikasi bisnis yang buruk dapat menghambat kemajuan karier.
Asumsi
Dalam bukunya yang berjudul "Overcoming Organizational Defenses", Chris Argyris membahas "Ladder of Inference" (Tangga Inferensi), sebuah model yang menjelaskan proses berpikir kita. Kita semua memiliki pengalaman yang tersimpan dalam benak kita; saat memproses peristiwa yang terjadi, kita melewati serangkaian tahapan untuk menarik kesimpulan berdasarkan pengalaman tersebut, lalu kita bertindak sesuai dengan kesimpulan itu.
Dengan kata lain, kita menerima informasi dan—berdasarkan pengamatan—kita memilih apa yang menurut kita tepat untuk situasi tersebut, menganalisisnya, lalu mengambil tindakan.
Masalahnya adalah: semua ini terjadi dengan sangat cepat, dan apa yang tampak jelas di benak kita mungkin hanya jelas bagi kita sendiri. Kita memilih hal-hal yang menarik perhatian kita dan mengabaikan apa yang tidak ingin kita lihat. Kita memberikan makna pada apa yang kita lihat; karenanya, kita membuat asumsi dan menarik kesimpulan berdasarkan asumsi-asumsi tersebut.
Semua ini terjadi saat kita sedang berkomunikasi. Sederhananya, kita semua membawa pengalaman masa lalu dan beban emosional tersendiri ke dalam setiap interaksi. Kita menarik kesimpulan mengenai alasan seseorang bertindak dengan cara tertentu, dan secara alami kita berasumsi bahwa motivasi, perilaku, keinginan, hasrat, serta hal-hal yang disukai maupun tidak disukai orang tersebut seharusnya sama dengan milik kita. Kemudian, emosi kita pun muncul dan kita mulai bereaksi, baik secara positif maupun negatif. Dalam situasi kerja, pada tahap inilah kita merespons berdasarkan kesimpulan tersebut, dan respons itu sering kali lebih didorong oleh emosi daripada logika. Siklus ini terus berlanjut dan terjadi sepanjang hari.
Contoh berikut dapat memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai apa yang sedang kita bahas. Saya memiliki seorang karyawan yang pada umumnya berkinerja sangat baik. Namun, selama dua bulan terakhir, ia kurang teliti dalam mendokumentasikan pekerjaannya. Saat saya mencari informasi klien yang seharusnya sudah dicatat, informasi tersebut tidak ada. "Tentu saja," pikir saya. "Dia memang tidak pernah melakukan dokumentasi." Asumsi yang langsung muncul di benak saya antara lain: dia malas, dia tidak menuntaskan pekerjaannya, dia tidak melakukan apa yang saya minta, mungkin dia tidak cocok untuk pekerjaan ini, serta dia banyak menuntut tetapi tidak menjalankan kewajibannya.
Berdasarkan fakta-fakta yang saya tafsirkan dan asumsi saya, kesimpulan yang saya ambil adalah bahwa saya telah kehilangan rasa hormat terhadap karyawan ini. Saya meyakini bahwa hasil yang diperoleh dari pekerjaan bergantung pada usaha yang dicurahkan. Berdasarkan keyakinan tersebut, saya merasa perlu menegur karyawan saya. Saya pun mulai menelusuri tahapan *Ladder of Inference* (Tangga Inferensi) dalam benak saya.
Awalnya, saya tidak memikirkan kemungkinan situasi yang mungkin sedang dialami oleh karyawan ini, seperti:
- Karyawan tersebut mengalami kesulitan dalam pekerjaannya dan merasa malu untuk meminta bantuan.
- Dokumentasinya ada, tetapi tersimpan di tempat yang salah.
- Saya melakukan kesalahan saat mencarinya.
- Dia kewalahan dan tidak mampu mengimbangi beban kerja.
- Terjadi gangguan sistem dan dia tidak menyadarinya.
- Dia bukan orang yang tepat untuk pekerjaan ini.
Karena sadar bahwa saya mungkin saja salah dalam menilai situasi ini, saya mempertimbangkan untuk menangani percakapan tersebut dengan cara yang sangat berbeda. Ada beberapa kemungkinan solusi:
- “Bisakah Anda membantu saya memahami mengapa dokumentasinya tidak ada?”
- “Saya tahu ini tidak seperti biasanya bagi Anda, tetapi selama dua bulan terakhir, saya tidak melihat adanya dokumentasi. Bisakah Anda menjelaskan apa yang terjadi? Bantu saya memahaminya.”
Penting untuk memulai dengan kesadaran bahwa hal ini sedang terjadi. Kemudian, kita harus mengubah perilaku agar tidak melakukan kesalahan yang dapat membuat kita kehilangan hubungan.
Praktik-Praktik Terbaik
- Sadarilah bagaimana asumsi Anda dapat memengaruhi komunikasi Anda.
- Cobalah untuk memahami akar dari perasaan Anda.
- Berusahalah untuk bersikap terbuka dan sampaikan sudut pandang Anda—berdasarkan asumsi, penafsiran, dan kesimpulan Anda—tanpa bersikap defensif.
- Izinkan orang lain menguji asumsi Anda tanpa bersikap merendahkan.
- Gunakan pertanyaan terbuka yang tidak menghakimi, alih-alih pertanyaan yang menunjukkan bias.
- Jangan terburu-buru menyatakan setuju atau tidak setuju.
- Bersikaplah penuh hormat.
Ajukan Pertanyaan-Pertanyaan Penting Ini pada Diri Sendiri
- Pengalaman masa lalu merupakan indikator yang baik. Dengan merenungkan peluang-peluang di masa lalu, apa yang bisa saya lakukan secara berbeda di masa depan?
- Apakah saya sudah mempertimbangkan semua solusi yang ada?
- Sikap seperti apa yang saya pilih saat menghadapi hambatan?
Apakah cerita itu fakta atau fiksi?
“Ada alasannya dia tidak mengikutsertakan saya dalam rapat itu.” “Apa kamu lihat dia memutar bola matanya?” “Saya tahu dia membicarakan saya setelah rapat itu.” “Mereka tidak menyukai saya.”
Pernahkah Anda berpikir atau mengucapkan hal-hal seperti ini? Tanpa membahas aspek ilmiah mengenai otak kita, mari kita bahas bagaimana pemikiran atau ucapan semacam itu dapat menghambat dan menghentikan komunikasi yang efektif.
Penting untuk disadari bahwa saat kita memiliki perasaan negatif terhadap suatu situasi, kita mengomunikasikannya melalui perilaku kita—bahkan tanpa mengucapkan sepatah kata pun. Hal ini juga tersampaikan lewat kata-kata yang kita gunakan saat membicarakan situasi tersebut dengan orang lain.
Pertama, dari mana asal pemikiran ini dan bagaimana hal tersebut menjelma menjadi cerita di benak kita? Cerita-cerita yang telah ditambah-tambahkan itu terbentuk dalam pikiran kita berdasarkan persepsi kita terhadap tindakan orang lain, serta perasaan kita sendiri terhadap diri kita pada saat itu. Cerita-cerita ini bisa berkembang menjadi drama yang tidak perlu, yang pada akhirnya memicu rusaknya komunikasi dan hubungan. Bayangkan ada kipas angin di dalam kepala Anda yang mengembuskan dan mengaduk-aduk semua cerita tersebut; semakin kita terlalu banyak menafsirkan perilaku orang lain, semakin kencang pula embusan anginnya.
Dampak dari narasi-narasi yang muncul di benak Anda ini pada akhirnya dapat menghambat karier Anda. Kuncinya adalah membedakan antara hal yang bersifat emosional dan kenyataan yang sesungguhnya. Terkadang, membedakan keduanya memang sulit. Saat menghadapi situasi seperti ini, berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat membantu Anda mengelola emosi dan menenangkan pikiran sejenak—ibarat memperlambat putaran "kipas angin"—agar Anda bisa mengevaluasi kebenaran dari pemikiran Anda:
- Apa fakta sebenarnya dari situasi ini, tanpa melibatkan emosi?
- Apakah ini nyata?
- Apakah saya hanya mengarang-ngarang saja?
- Bagaimana saya akan memandangnya jika melihat hal ini terjadi pada orang lain?
- Apa yang mungkin saya lewatkan?
- Apakah saya merasa buruk tentang diri sendiri saat ini, atau tentang tindakan saya yang berujung pada situasi ini?
- Adakah sesuatu di masa lalu yang membuat saya melakukan generalisasi berlebihan terhadap apa yang sedang terjadi?
- Bisakah saya bercerita kepada seseorang yang bisa tetap tenang dan membantu saya menghadapi situasi ini?
Terkadang, kita menciptakan drama dalam kehidupan pribadi maupun profesional akibat berbagai faktor. Sudah menjadi kewajiban kita untuk berhenti menciptakan cerita rekaan semacam itu dan mencari lebih banyak fakta. Langkah ini dapat memajukan karier dan hubungan Anda, alih-alih justru menghambat atau menghentikannya.
ANT ("Automatic Negative Thoughts" atau Pikiran Negatif Otomatis) adalah sebuah akronim yang dapat membantu Anda menghadapi berbagai narasi dalam pikiran Anda. Kita mengalami ANT setiap hari dan dalam berbagai situasi. Semakin tinggi kesadaran kita, semakin mudah pula kita dapat menepis ANT tersebut dan mengubah situasi apa pun menjadi hal yang positif. Simaklah contoh berikut untuk memahami bagaimana Anda dapat menerapkan teknik ini dalam pola pikir sehari-hari.
ANT: Aku
tidak diikutsertakan dalam rapat Jesse. Dia tidak menyukaiku.
Anti ANT:
Syukurlah aku tidak perlu menghadiri rapat itu. Minggu ini pekerjaanku sedang
menumpuk. Lagipula, kurasa topiknya tidak berkaitan dengan bidang keahlianku.
ANT: Dia
memutar bola matanya saat aku sedang presentasi. Apa dia bosan? Apa dia tidak
menyukaiku?
Anti ANT:
Kuharap dia baik-baik saja. Pasti banyak hal yang sedang dipikirkannya.
Biasanya dia tidak bersikap seperti itu. Mungkin sebaiknya aku menyapanya untuk
mencari tahu apa yang sedang terjadi padanya.
Agar kita berhasil, sangatlah penting untuk tidak membiarkan faktor penghambat atau penghenti ini mengganggu cara kita berkomunikasi. Luangkan waktu untuk merenung sebelum terburu-buru mengambil kesimpulan. Ajukan pertanyaan yang tepat. Berupayalah untuk memahami. Tetaplah fokus pada tujuan dan hindari drama.
*****
Diambil dan diterjemahkan dari :
"16 Communication Secrets: Learn from The Biggest Blunders Professionals Make" karya Kim Zoller dan Kerry Preston.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar