Kesalahan Besar ke-9 - Lack of Awareness of Communication Stallers and Stoppers (Kurangnya Kesadaran akan Hal-hal yang Menghambat dan Menghentikan Komunikasi)

"What is necessary to change a person is to change his awareness of himself." 
("Hal yang diperlukan untuk mengubah seseorang adalah mengubah kesadarannya akan dirinya sendiri.")

— Abraham Maslow —

Pernahkah Anda mendengar istilah "stallers" dan "stoppers" dalam dunia bisnis? "Stallers" dan "stoppers" adalah karakteristik atau perilaku yang dapat menghambat atau bahkan menghentikan laju karier seseorang. Selama dua dekade, kami telah melatih dan bekerja sama dengan lebih dari 100.000 orang. Dalam banyak sesi, kami menanyakan kepada para peserta mengenai perilaku apa yang membuat mereka "menutup diri" hingga pada titik di mana mereka enggan bekerja sama dengan orang lain. Bab ini membahas jawaban-jawaban utama yang paling sering kami dengar.

Sikap negatif di tempat kerja bersifat merusak dan perlu dikelola. Namun, individu sering kali tidak menyadari bahwa mereka bersikap negatif. Setelah mewawancarai 100 klien kami secara khusus mengenai bagaimana mereka "menangkap" kesan negatif dari rekan kerja, kami memilih beberapa pernyataan yang mereka anggap negatif serta contoh bagaimana pernyataan tersebut dapat diubah menjadi positif. Saat Anda menyimak bagan di samping ini, cobalah untuk merenungkan apa yang Anda ucapkan dan bagaimana ucapan tersebut dapat ditafsirkan.

Negative Statement (Pernyataan Negatif)	Positive Turnaround (Perubahan Positif)
I can’t do that. (Saya tidak bisa melakukan itu.)	I can do that. (Saya bisa melakukan itu.)
I don’t know what you’re referring to. (Saya tidak tahu apa yang Anda maksud.)	Help me understand what you’re referring to. (Bantu saya memahami apa yang Anda maksud.)
I don’t think that happened. (Menurut saya, hal itu tidak terjadi.)	Remind me of what took place. (Ingatkan saya tentang apa yang terjadi.)
I can’t take it. (Aku tidak tahan lagi.)	I will handle this. (Saya akan menangani ini.)
I knew this would happen to me. (Aku tahu hal ini akan terjadi padaku.)	I am prepared to navigate this change. (Saya siap menghadapi perubahan ini.)
I don’t know what the real issues is here. (Saya tidak tahu apa masalah sebenarnya di sini.)	Let’s agree on the real issue. (Mari kita sepakati masalah yang sebenarnya.)
I didn’t do it. (Saya tidak melakukannya.)	We need to create a solution. (Kita perlu menciptakan sebuah solusi.)
It is so annoying when people ask stupid questions. (Menjengkelkan sekali ketika orang-orang mengajukan pertanyaan bodoh.)	I am happy to answer any questions. (Saya dengan senang hati menjawab pertanyaan apa pun.)
She always does that. (Dia selalu melakukan itu.)	I see a pattern in what she is doing. (Saya melihat adanya pola dalam apa yang dia lakukan.)
He never does that. (Dia tidak pernah melakukan itu.)	I would like to see more of... (Saya ingin melihat lebih banyak lagi...)
This is so unfair. (Ini sangat tidak adil.)	So where are we? (Jadi, sampai di mana kita sekarang?)
I can’t believe this place. (Aku tidak percaya dengan tempat ini.)	It is an interesting place. (Ini tempat yang menarik.)
He is so obnoxious. (Dia sangat menyebalkan.)	He is unique. (Dia unik.)

Hambatan Komunikasi Lainnya 

1. Memotong Pembicaraan

“If a is success in life, then a equals x plus y plus z. Work is x; y is play; and z is keeping your mouth shut.”
 (“Jika sukses dalam hidup adalah A, maka A sama dengan X ditambah Y ditambah Z. X adalah kerja; Y adalah bermain; dan Z adalah menjaga mulut tetap tertutup.”)

— Albert Einstein

Saat kita bertanya kepada orang-orang mengenai perilaku apa yang paling membuat mereka kesal, memotong pembicaraan adalah salah satu jawaban yang paling sering muncul. Tindakan memotong pembicaraan dapat menghentikan komunikasi sepenuhnya. Hal ini membuat orang lain beranggapan bahwa Anda tidak peduli dengan apa yang sedang mereka sampaikan. Akibatnya, tindakan memotong pembicaraan dapat menutup peluang serta kesempatan untuk membangun hubungan. Tidak ada yang lebih menjengkelkan daripada saat Anda sedang berusaha menyampaikan sesuatu, namun orang lain justru menyelesaikan kalimat Anda atau memotong pembicaraan demi menyampaikan hal yang mereka anggap lebih penting.

Catatan Tambahan

“Salah satu staf penjualan terbaik saya meminta kenaikan gaji. Kinerjanya luar biasa, tetapi dia selalu menyela saat saya sedang berbicara. Atau lebih parahnya lagi, dia sering menyelesaikan kalimat saya. Saat saya duduk bersamanya untuk menyampaikan bahwa dia berhak mendapatkan kenaikan gaji karena telah melampaui targetnya, dia memotong pembicaraan saya dan berkata bahwa dia kecewa karena saya tidak bisa memberinya kenaikan gaji, meskipun dia bisa memahaminya. Seandainya saja dia membiarkan saya menyelesaikan ucapan saya, menurut saya dia akan jauh lebih menyukai keputusan akhir saya daripada apa yang dia bayangkan.”

—Manajer penjualan di toko perlengkapan rumah

Praktik Terbaik

• Jangan pernah berasumsi tentang apa yang akan disampaikan seseorang kepada Anda.
• Dekati setiap percakapan dengan pemikiran bahwa Anda akan mempelajari sesuatu yang baru.
• Fokuslah pada apa yang sedang dikatakan orang tersebut, bukan pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya.
• Jika Anda gemar memberikan saran, berhentilah memikirkan apa yang hendak Anda katakan dan pastikan bahwa orang tersebut memang menginginkan saran, bukan sekadar ingin meluapkan unek-unek.
• Saat lawan bicara berhenti berbicara, tunggulah selama tiga detik untuk memastikan mereka benar-benar telah selesai bicara.
• Sering kali, pelanggan secara jelas mengungkapkan bagaimana mereka ingin Anda melakukan penjualan kepada mereka; jika Anda menyimak dengan baik, Anda akan tahu cara menutup kesepakatan tersebut.
• Jangan memotong pembicaraan orang lain dalam rapat; hal itu mencerminkan citra buruk bagi diri Anda.

Catatan Tambahan

“Saya punya kebiasaan buruk suka memotong pembicaraan orang. Saat itu saya sedang bersama seorang rekan kerja; ketika kami berjalan menuju ruang rapat, dia sedang menceritakan sesuatu kepada saya. Saya merasa sudah tahu apa yang dia rasakan dan apa yang hendak dia katakan. Setiap kali dia kesulitan menemukan kata yang tepat, saya langsung menyelesaikan kalimatnya. Akhirnya, dia berkata kepada saya, ‘Bisakah kamu membiarkan saya menyelesaikan kalimat dan mengungkapkan perasaan saya?’ Saya sangat terkejut mendengarnya, namun setelah merenungkannya, saya sadar betapa tidak sopannya sikap saya. Kini, saya berusaha keras untuk tidak menyelesaikan kalimat orang lain ataupun memotong pembicaraan.”

—Perwakilan penjualan farmasi

Ajukan Pertanyaan-Pertanyaan Penting Ini pada Diri Sendiri

• Bagaimana perasaan saya ketika seseorang menyela saya?
• Ketika orang lain berbicara, apakah saya mendengarkan ataukah saya menunggu dengan cemas untuk mulai berbicara?
• Apakah saya menunggu sampai seseorang selesai berbicara sebelum saya bergabung dalam percakapan?

2. Terlalu Banyak Bicara

"The less said, the better." 
(“Semakin sedikit yang dikatakan, semakin baik.”)

— Jane Austen — 

Percakapan yang baik tidak boleh disalahartikan sebagai komunikasi yang efektif. Saat seseorang mengajukan pertanyaan langsung, biasanya mereka mengharapkan jawaban yang singkat dan lugas. Dalam dunia bisnis, penting untuk tetap fokus pada pokok permasalahan dan tidak terlalu banyak bicara mengenai hal-hal yang tidak relevan. Bahkan dalam situasi sosial, ketika seseorang berbicara terlalu banyak, orang lain sering kali merasa ingin segera mengakhiri percakapan tersebut.

Catatan Tambahan

“Saya mewawancarai seorang pemuda yang sangat cerdas untuk posisi penjualan. Pembawaannya sangat baik dan bahasa tubuhnya positif—awal pertemuan kami pun berjalan lancar. Saya memintanya menjelaskan apa yang ia cari dalam sebuah karier. Saat saya melirik jam tangan, ternyata sudah 30 menit berlalu dan ia masih terus berbicara. Tampaknya tidak ada tanda-tanda ia akan berhenti. Apa pun posisi kita, sangatlah penting untuk mengetahui kapan kita sudah berbicara terlalu banyak atau berlebihan. Kemampuan untuk menyampaikan informasi secara ringkas namun tetap padat isi adalah kunci keberhasilan komunikasi.”

—Wakil Presiden Penjualan sebuah grup otomotif

Praktik-Praktik Terbaik

• Selalu tunjukkan minat pada lawan bicara, alih-alih berusaha tampil menarik. Anda akan selalu terlihat lebih menarik saat Anda menunjukkan ketertarikan pada orang lain.
• Jika lawan bicara terus memalingkan pandangan, kemungkinan besar Anda gagal mempertahankan perhatian mereka.
• Saat Anda mulai melihat tatapan mata yang kosong tanpa reaksi terhadap apa yang Anda sampaikan, berhentilah berbicara.
• Jika lawan bicara Anda tidak berbicara apa pun selama setidaknya lima menit, mereka mungkin sedang memikirkan hal lain.
• Perhatikan bahasa tubuh lawan bicara Anda. Jika mereka tidak menatap Anda, mengangguk, atau mencondongkan tubuh ke arah Anda, berarti perhatian mereka sudah tidak lagi tertuju pada Anda.
• Batasi pembicaraan yang bersifat pribadi, kecuali jika situasinya memang tepat.
• Batasi penyampaian informasi pribadi.

Ajukan Pertanyaan-Pertanyaan Penting Ini pada Diri Sendiri

• Apakah lawan bicara saya sudah mengatakan sesuatu dalam lima menit terakhir?
• Apakah saya menunjukkan minat yang sama besarnya dengan daya tarik yang saya hadirkan?
• Bagaimana cara saya kembali ke topik utama saat menyadari bahwa saya telah melantur ke hal yang tidak menarik bagi lawan bicara?

3. Menjadi Orang yang Sok Tahu

“People don’t care how much you know until they know how much you care.”
(“Orang tidak peduli seberapa banyak yang Anda ketahui sampai mereka tahu seberapa besar kepedulian Anda.”)

—Theodore Roosevelt

Ada perbedaan antara memiliki banyak pengetahuan dan menjadi orang yang "sok tahu". Bagaimana Anda tahu jika Anda termasuk orang yang sok tahu? Pernahkah orang menyebut Anda sebagai orang yang "sok pintar" atau "sok tahu"? Jika Anda merasa tahu segalanya tentang apa pun setiap saat—atau setidaknya begitulah anggapan Anda—mungkin Anda termasuk tipe orang seperti ini. Masih ingat dengan konsep *Johari Window*? Kini saatnya meminta masukan dari seseorang yang Anda percayai. Sikap selalu merasa paling pintar justru bisa menghambat kemajuan Anda. Tidak ada orang yang ingin berurusan dengan seseorang yang sok tahu; hal itu melelahkan, dan kebanyakan orang akhirnya berhenti mendengarkan. Anda tidak akan bisa mencapai tujuan komunikasi Anda jika orang lain tidak menyimak apa yang Anda sampaikan.

Praktik-Praktik Terbaik

• Ingatlah bahwa ada waktu dan tempat yang tepat untuk berbagi pengetahuan Anda.
• Jadilah pendengar yang baik.
• Perhatikan apakah orang lain meminta Anda untuk ikut serta dalam percakapan.
• Ajukan pertanyaan.
• Carilah mentor yang dapat membantu Anda belajar mendengarkan dan melatih empati.
• Berhentilah membiarkan ego menghalangi Anda.

Ajukan Pertanyaan-Pertanyaan Penting Ini pada Diri Sendiri

• Apakah teman dan keluarga sering bercanda bahwa saya adalah orang yang sok tahu?
• Apakah saya mendapati diri saya mendominasi lebih dari 80 persen porsi pembicaraan? Bagaimana caranya agar porsi tersebut tidak lebih dari 50 persen?
• Kapan saya memiliki kesempatan untuk berlatih mengubah perilaku saya?

4. Kurang Fokus atau Tidak Memberikan Perhatian Penuh

“I think the one lesson I have learned is that there is no substitute for paying attention.”

(“Menurut saya, satu pelajaran yang telah saya petik adalah bahwa tidak ada yang bisa menggantikan arti memberikan perhatian.”)

—Diane Sawyer

Tidak ada orang yang ingin dianggap tidak penting. Saat kita tidak fokus pada lawan bicara, kita tidak hanya menganggap mereka tidak penting, tetapi juga melakukan kesalahan komunikasi yang sangat fatal. Ketika kita tidak fokus pada percakapan yang sedang berlangsung, kita merusak kepercayaan. Sebaliknya, saat kita hadir sepenuhnya dalam berkomunikasi, kita membangun kepercayaan. Hal ini bermula dari jabat tangan. Saat berjabat tangan sambil melakukan kontak mata langsung, Anda segera membangun ikatan (rapport) yang baik. Di sisi lain, jika perhatian Anda teralihkan dan pandangan Anda melayang ke mana-mana, lawan bicara akan merasa tidak dihargai. Kemampuan untuk tetap fokus merupakan keterampilan komunikasi dan sarana membangun ikatan yang dapat memperkokoh hubungan jangka panjang.

Catatan Tambahan

“Kami mengadakan survei manajemen, dan para peserta saling berbagi cerita mengenai hal yang paling mereka hargai dari atasan masing-masing. Seorang manajer yang sedang meniti karier mengatakan bahwa hal yang paling ia hargai dari atasannya adalah sikap sang atasan yang selalu berhenti dari aktivitas apa pun yang sedang dikerjakannya—setiap kali ia masuk ke ruangan—untuk memberikan perhatian penuh kepadanya. Hal itu membuatnya merasa penting dan berharga bagi tim. Selain itu, sikap tersebut juga mengajarkannya cara menjadi pemimpin yang lebih baik.”

—Supervisor Rumah Sakit

Valerie Jarrett memegang berbagai peran. Ia adalah penasihat pribadi terdekat presiden, sahabat bagi pasangan presiden, serta penghubung utama Gedung Putih. Selama bertahun-tahun, Jarrett cenderung bersikap dingin terhadap pihak-pihak yang tidak mendukung mereka; namun, ia kini menyadari bahwa sikap tersebut mungkin bukan langkah terbaik, mengingat pemerintahannya kini terbuka terhadap segala bentuk percakapan dan masukan.

Pesan Jarrett sangatlah bermakna: siapa pun Anda—dan terlepas dari apakah Anda sependapat dengan lawan bicara atau tidak—sikap terbuka dan keterlibatan aktif akan meningkatkan efektivitas komunikasi Anda.

Praktik-Praktik Terbaik

A. Saat Berbicara di Telepon/Ponsel

• Berdirilah, palingkan tubuh dari meja kerja Anda, dan fokuslah pada percakapan.
• Jika Anda perlu mencatat, jangan malah mencoret-coret; tetaplah fokus.
• Jangan mulai mengerjakan hal lain; lawan bicara Anda akan bisa merasakannya.
• Tetaplah terlibat dalam percakapan atau akhiri pembicaraan tersebut sebelum hubungan bisnis yang baik menjadi rusak.

B. Rapat

• Singkirkan hal-hal lain dan pusatkan perhatian.
• Pegang pena hanya jika Anda sedang mencatat poin-poin dari pembicaraan yang sedang berlangsung.
• Jangan gunakan ponsel Anda; aktifkan mode "jangan ganggu" (do not disturb).
• Tutup pintu jika perlu dan hindari segala bentuk gangguan.
• Gunakan ruang rapat tertutup jika diperlukan.
• Jalin kontak mata.
• Jangan mengobrol secara pribadi dengan orang di sebelah Anda.
• Hindari kontak mata yang dapat dianggap negatif oleh peserta rapat lainnya.
• Tunjukkan bahasa tubuh yang menunjukkan keterlibatan aktif; jangan gelisah atau banyak bergerak-gerak.
• Tetaplah fokus pada pembicaraan atau agenda rapat.
• Semakin besar rasa hormat yang Anda berikan kepada orang lain, semakin besar pula rasa hormat yang akan Anda terima.

Catatan Tambahan

“Saya selalu sangat sibuk. Saat orang datang membawa masalah mereka, saya sulit berkonsentrasi pada apa yang mereka butuhkan karena saya sendiri memiliki banyak tugas yang harus diselesaikan. Saya menyadari bahwa saya mulai sering lupa, kurang fokus pada karyawan, dan kehilangan rasa hormat dari rekan kerja. Saya pun mulai membawa buku catatan kecil; kini, setiap kali ada yang meminta saya melakukan sesuatu, saya langsung mencatatnya. Rekan kerja saya jadi tahu bahwa saya benar-benar memperhatikan dan mendengarkan mereka. Cara ini juga memastikan saya menepati janji tanpa harus membebani ingatan dengan menyimpan semua hal di kepala.”

—Manajer akun nasional, produk barang mewah

C. Membangun Jejaring

• Saat berjabat tangan, lakukan kontak mata secara langsung.
• Dengarkan dan perhatikan nama lawan bicara agar Anda dapat menyebutkannya kembali serta memperkenalkan mereka kepada orang lain jika diperlukan.
• Jangan melirik ke arah lain di balik bahu lawan bicara untuk melihat siapa lagi yang ada di sana.
• Saat terlibat dalam percakapan yang melibatkan banyak orang, hindari melakukan percakapan terpisah hanya dengan satu atau dua orang dalam kelompok tersebut.
• Tepati apa yang telah Anda janjikan; hal ini menunjukkan kepada orang lain bahwa Anda dapat diandalkan dan benar-benar menyimak perkataan mereka.

Ajukan Pertanyaan-Pertanyaan Penting Ini pada Diri Sendiri

• Saat saya berusaha menarik perhatian seseorang namun mereka tidak menghentikan aktivitasnya, bagaimana perasaan saya?
• Saat seseorang berbicara kepada saya, apakah saya menghentikan semua aktivitas lain demi fokus pada orang tersebut? Jika tidak, menurut saya apa dampaknya terhadap hubungan kami?
• Apa saja hal yang bisa saya lakukan agar setiap orang yang berbicara dengan saya merasa dihargai?

5. Bersikap Defensif

“When angry, count ten before you speak; if very angry, a hundred.”
(“Saat marah, hitunglah sampai sepuluh sebelum berbicara; jika sangat marah, hitunglah sampai seratus.”)

— Thomas Jefferson — 

Pernahkah Anda merasa tekanan darah Anda naik ketika seseorang mengatakan atau melakukan sesuatu yang menjengkelkan Anda? Atau saat seseorang menegur Anda mengenai tindakan yang telah Anda lakukan? Perilaku defensif biasanya muncul dalam situasi yang melibatkan konflik, tekanan, atau ancaman. Biasanya, muncul sinyal peringatan dalam benak kita ketika kita merasa diserang, dimanipulasi, dihakimi, atau ditegur.

Pada umumnya, kemampuan kita untuk berpikir jernih dan bersikap rasional akan terganggu saat kita berada dalam mode defensif. Sangat mudah untuk sekadar bereaksi. Tantangannya adalah memikirkan bagaimana reaksi tersebut dapat memengaruhi kredibilitas Anda.

Selalu ambil sikap yang bijak dan bermartabat, bahkan ketika seseorang memancing Anda untuk bersikap defensif. Sikap seperti ini akan menuai rasa hormat. Ingatlah bahwa sering kali, tujuan mereka hanyalah menyampaikan perasaan mereka. Jika Anda berada dalam kondisi mental terbaik, Anda akan bertanya pada diri sendiri, "Apa yang bisa saya pelajari dari apa yang mereka sampaikan? Bagaimana saya bisa berkembang dari situasi ini?" Kita cenderung melakukan kesalahan saat merasa tidak bisa belajar dari suatu situasi dan lebih mementingkan ego daripada pesan yang sebenarnya ingin disampaikan.

Catatan Tambahan

“Minggu lalu, saat saya sedang memimpin rapat, seorang rekan menghampiri saya dan berkata, ‘Saya punya peluang bagus untuk Anda.’ Saya langsung merasa antusias. Lalu dia berkata, ‘Saat memimpin rapat, saya ingin Anda lebih sadar akan seberapa sering Anda mengucapkan kata "em" dan bagaimana Anda mengulang-ulang kalimat ketika merasa ragu harus berkata apa.’ Yah, itu bukanlah peluang yang saya harapkan. Saya pun langsung mulai mencari-cari alasan. Namun, karena memiliki kesadaran diri, saya kemudian menyadari bahwa dia mendukung saya sepenuhnya dan menyampaikan hal itu semata-mata demi pengembangan diri saya.”

—Penasihat keuangan

Praktik-Praktik Terbaik

• Tingkatkan kesadaran diri.
• Kenali hal-hal yang dapat memicu reaksi emosional Anda.
• Usahakan untuk tidak langsung bereaksi atau merasa kewalahan; tariklah napas sejenak.
• Sadarilah bahwa Anda bisa menjauh sejenak, memikirkan apa yang baru saja dikatakan, dan menanganinya nanti saat Anda sudah lebih rasional.
• Berhentilah sejenak dan katakan, "Saya mengerti apa yang Anda sampaikan." Hal ini membuat lawan bicara merasa didengarkan.
• Gunakan kalimat untuk memastikan pemahaman, seperti: "Coba saya pastikan apakah saya menangkap maksud Anda dengan benar..." atau "Saya ingin memastikan bahwa saya memahami apa yang Anda sampaikan..."
• Jangan terus-menerus berbicara dan memaparkan pendapat; ajukan pertanyaan untuk mendapatkan kejelasan.
• Kesampingkan ego Anda; tidak masalah jika Anda tidak harus menjadi pihak yang mengucapkan kata-kata terakhir.
• Bereaksilah dengan cara yang menunjukkan sikap patut dihormati dan kredibel.

Ajukan Pertanyaan-Pertanyaan Penting Ini pada Diri Sendiri

• Bagaimana reaksi saya saat mendengar hal-hal yang tidak saya setujui atau yang berbeda pendapat dengan saya?
• Apa yang saya lakukan saat melihat orang lain bersikap defensif?
• Bagaimana cara saya berkomunikasi saat sedang merasa defensif?

6. Kata-kata yang Memberikan Kesan Negatif

Pernahkah Anda berada dalam situasi di mana seseorang menggunakan kata-kata, dialek, contoh, atau cerita yang tidak pantas, sehingga membuat Anda merasa risi atau malu mendengarnya? Sayangnya, hal-hal semacam itu bisa membekas dalam ingatan dan memengaruhi persepsi kita saat harus bekerja sama dengan orang tersebut.

Kita semua pernah melakukan hal ini. Terkadang, kita bahkan tidak menyadari apa yang sedang kita lakukan atau katakan. Bergantung pada pengalaman dan latar belakang pendidikan pendengar, kata-kata kita bisa menyampaikan banyak hal.

Beberapa istilah bahkan telah dianggap dapat diterima karena sering digunakan. Intinya, orang yang memahami penggunaan yang tepat akan tahu kapan sebuah kata digunakan secara keliru, dan hal itu dapat memengaruhi persepsi mereka.

Tabel berikut menyajikan beberapa contoh kata atau pelafalan yang keliru, serta kata-kata yang lebih tepat untuk digunakan sebagai gantinya.

One Step Back (Satu Langkah Mundur)	One Step Ahead (Selangkah Lebih Maju)
Gonna	Going to
Wanna	Want to
Irregardless	Regardless
Etiqwett	Etiquette
Gimme	Give Me
Totally	Absolutely
Aks	Ask
Yous guys	All of you
Yeah	Yes
No problem	Of course
Overused words (Kata-kata yang terlalu sering digunakan) : Okay Really You know	Replacements for overused words (Kata-kata pengganti untuk kata yang terlalu sering digunakan) :
Vulgarity and curse words (Kata-kata kasar dan umpatan)	Eliminate all vulgarity and curse words from your vocabulary (Hilangkan semua kata-kata kasar dan umpatan dari kosakata Anda.)
I’m doing good.	I’m doing well.

Catatan Tambahan

“Pernahkah Anda mendengar diri sendiri mengucapkan kata tertentu dan seketika merasa bahwa kata itu membuat Anda tampak kurang profesional atau kurang berpendidikan? Saya pernah merasa sangat malu saat rapat ketika menanggapi seorang Wakil Presiden (VP) dengan kata ‘totally’, lalu dia bertanya apakah saya seorang ‘Valley girl’ (gadis remaja yang bergaya khas dan bicara dengan logat tertentu). Di lain waktu, saya mengucapkan kata ‘okay’ berulang-ulang, dan seseorang berkomentar betapa menjengkelkannya mendengar kata itu terus-menerus. Ada kalanya saya juga merasa tidak nyaman saat mengucapkan kata-kata seperti ‘expecially’ (alih-alih ‘especially’) atau ‘error on the side of caution’ (alih-alih ‘err on the side of caution’). Saya pun menyadari betapa pentingnya menggunakan tata bahasa yang benar serta menghindari bahasa gaul dan kata-kata santai, karena saya bisa melihat bagaimana orang lain memandang saya.”

—Manajer proyek perusahaan asuransi

Praktik-Praktik Terbaik

• Tanyakan kepada mentor atau teman kata-kata apa yang sering Anda gunakan.
• Jika orang berkomentar seperti, "Itu kata khas Anda," perhatikanlah hal tersebut.
• Rekam diri Anda saat melakukan presentasi atau memimpin rapat.
• Berhentilah sejenak; biasakan diri dengan keheningan atau jeda saat berbicara.
• Gunakan gestur nonverbal.
• Perbanyak membaca dan kenali kata-kata baru.
• Cari tahu arti kata jika Anda tidak memahaminya.
• Tanyakan pada diri sendiri apakah cara pengucapan tertentu yang terbawa sejak kecil menghambat karier profesional Anda.

Ajukan Pertanyaan-Pertanyaan Penting Ini pada Diri Sendiri

• Kata-kata apa yang sering saya gunakan untuk mengisi keheningan?
• Kata-kata apa yang terlalu sering saya ucapkan? Jika saya tidak tahu, kepada siapa saya bisa bertanya?
• Bagaimana cara saya menghilangkan kata-kata tersebut?

Kata-kata Pengisi Saat Presentasi

Pernahkah Anda menghadiri presentasi yang dibawakan oleh seseorang yang Anda kenal, lalu merasa heran melihat bagaimana sosok yang biasanya pandai bicara justru tampak kewalahan di bawah tekanan? Rekan kerja yang biasanya berbicara dengan jelas dan disegani oleh anggota timnya itu tiba-tiba terbata-bata serta sering menyisipkan kata-kata seperti "um" dan "uh" di sela-sela kalimatnya. Mengapa hal ini terjadi?

Dalam bahasa Inggris, terdapat banyak kata "pengisi" yang digunakan saat kita bingung harus melanjutkan kalimat dengan kata apa, contohnya seperti "hmmm," "er," dan "like."

Pada umumnya, saat penutur mengucapkan kata-kata pengisi atau melakukan tindakan pengisi (seperti menjilat bibir), mereka melakukannya secara tidak sadar. Mereka mengeluarkan bunyi atau melakukan tindakan tersebut pada titik peralihan, yakni ketika mereka bersiap untuk beralih ke topik lain atau memberikan contoh. Tindakan sederhana beralih dari satu topik ke topik lainnya menuntut adanya transisi; ketika transisi tersebut belum ditentukan sebelumnya oleh penutur, alam bawah sadar akan mengambil alih untuk mengisinya. Jadi, bagi sebagian orang, hal ini bisa berupa gumaman "uh" yang terdengar kurang lancar, sedangkan bagi yang lain, bisa berupa tindakan menggaruk kepala. Apa pun bentuknya, perilaku tersebut dapat dihentikan.

Cara terbaik untuk menghilangkan kata-kata atau gerakan pengisi adalah dengan menggantinya dengan perilaku lain. Jadi, saat beralih topik atau ketika Anda merasa perlu menyisipkan kata pengisi, cukup berhentilah sejenak. Tarik napas dalam-dalam dan tata kembali pikiran Anda. Jeda yang terasa begitu lama bagi Anda sebenarnya merupakan jeda istirahat yang disambut baik oleh audiens. Mereka pun membutuhkan jeda sejenak agar dapat berkonsentrasi.

Ajukan Pertanyaan-Pertanyaan Penting Ini pada Diri Sendiri

• Kata-kata gaul atau kata pengisi (*filler words*) apa yang sering saya ucapkan berulang kali?
• Apa yang saya perhatikan saat orang lain berbicara?
• Apa yang bisa saya lakukan untuk menghilangkan kata pengisi dan kata-kata santai dari kehidupan profesional saya?

*****

Diambil dan diterjemahkan dari :

"16 Communication Secrets: Learn from The Biggest Blunders Professionals Make" karya Kim Zoller dan Kerry Preston.