"Beware of the person who can’t be bothered by details."
("Waspadalah terhadap orang yang enggan memedulikan detail.")
— William Feather —
Detail itu penting. Ketelitian dalam hal-hal kecil benar-benar memberikan perbedaan. Mengapa Anda justru lebih memperhatikan noda pada baju seseorang daripada apa yang sedang mereka katakan? Mengapa saat seseorang menyalami Anda dengan lemah, perhatian Anda malah tertuju pada cara bersalaman itu, bukan pada kompetensi yang mereka miliki? Jika seseorang salah mengeja nama Anda, Anda pun mulai mencari-cari kesalahan lainnya. Seperti yang telah kita bahas di sepanjang buku ini, kita berkomunikasi melalui tindakan kita. Tindakan-tindakan ini mengomunikasikan citra diri (brand) kita serta apa yang dapat diharapkan orang lain dari kita. Harapan-harapan tersebut muncul dari detail-detail dalam perilaku kita sehari-hari.
Tetaplah berfokus pada gambaran besarnya. Meskipun penting untuk menyadari berbagai peluang dan ancaman serta menentukan arah yang akan Anda tempuh, hal itu tidak berarti Anda boleh mengabaikan detail-detail kecil. Sering kali, justru hal-hal kecillah yang menjadi penentu perbedaan antara seseorang yang sukses dan yang tidak.
Sekadar Cerita
“Belum lama ini, saya sedang merencanakan acara besar untuk klien dan kami telah memilih jasa katering tertentu. Saya sangat terkejut saat menerima proposalnya dan mendapati nama perusahaan kami ditulis dengan keliru. Ketika saya menegurnya, orang tersebut tidak meminta maaf, melainkan berdalih bahwa mereka sedang sangat sibuk sehingga terjadi kesalahan penulisan itu. Saya tidak ingin mendengar alasan; saya hanya mengharapkan permintaan maaf.”
—Direktur acara di sebuah perusahaan "hedge fund"
Praktik-Praktik Terbaik
1. Pelacakan dan Tindak Lanjut (Tracking and Following Up)
- Pantau percakapan dan simpan catatan Anda di satu tempat.
- Lakukan tindak lanjut sesuai dengan waktu yang telah Anda janjikan.
- Atur pengingat.
- Lakukan tindak lanjut meskipun Anda belum mengetahui status akhirnya.
- Berpikirlah jauh ke depan. Pertimbangkan implikasi dari suatu interaksi dan alasan di balik tindak lanjut tersebut. Jika ada pihak lain yang perlu dilibatkan, beri tahu mereka. Selain itu, tetaplah waspada terhadap potensi risiko.
- Jika Anda belum memiliki sistem pelacakan yang memadai, terapkan dan gunakanlah sistem tersebut. Tersedia banyak pilihan sistem, seperti ACT, Daylite, Salesforce.com, Outlook, dan lain-lain.
- Bersikaplah cermat dalam mengelola dan mengintegrasikan semua informasi tersebut.
2. Catatan Tulisan Tangan (Handwritten Notes)
- Pastikan catatan Anda bebas dari kesalahan, termasuk tidak ada kata-kata yang dicoret.
- Catatan tulisan tangan harus benar-benar ditulis tangan, bukan berupa surel (email).
- Gunakan pena.
- Sebaiknya kirimkan catatan dalam waktu tiga hari setelah peristiwa terjadi; jika Anda terlupa dan terlambat mengirimkannya, tetaplah menulis catatan tersebut dan mulailah dengan kalimat, "Saya mohon maaf karena baru sempat mengucapkan terima kasih..."
- Tulislah catatan tangan saat Anda bertemu orang baru, saat klien memberikan peluang bisnis baru, atau ketika seseorang membantu Anda melakukan, mendapatkan, atau mencapai sesuatu.
- Kirimkan catatan pada momen-momen istimewa atau saat perlu menyampaikan ucapan selamat, misalnya atas promosi jabatan.
- Tulislah catatan saat Anda ingin agar seseorang terus mengingat Anda atau sekadar untuk menyapa.
- Tulislah catatan jika Anda ingin menunjukkan rasa terima kasih kepada rekan kerja.
Di Samping Pekerjaan
“Bukan kebetulan ketika saya menulis catatan kepada klien hanya untuk menyapa, dan dua hari kemudian dia menelepon untuk membahas proyek yang ingin mereka percayakan kepada kami.”
—Desainer di sebuah firma arsitektur
Ajukan Pertanyaan-Pertanyaan Penting Ini pada Diri Sendiri
- Apakah saya sudah meluangkan waktu untuk berterima kasih kepada orang-orang yang bekerja dengan saya secara teratur?
- Bagaimana saya memastikan bahwa saya memeriksa detail pekerjaan saya?
- Apakah saya menindaklanjuti ketika saya mengatakan akan melakukannya? Bagaimana saya tetap mengontrol jadwal dan daftar tugas saya?
*****
Diambil dan diterjemahkan dari :
"16 Communication Secrets: Learn from The Biggest Blunders Professionals Make" karya Kim Zoller dan Kerry Preston.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar