"Insanity: doing the same thing over and over again and expecting different results."
("Kegilaan: melakukan hal yang sama berulang-ulang dan mengharapkan hasil yang berbeda.")
— Albert Einstein —
Dalam lingkungan korporat saat ini, kita melewatkan kesempatan untuk menjalin hubungan yang lebih baik jika kita tidak mengenali dan menyesuaikan diri dengan berbagai gaya komunikasi. Kita membiarkan diri merasa frustrasi dengan cara orang lain menangani situasi, tenggat waktu, dan percakapan. Agar dapat bekerja secara paling efektif, kita harus menyadari bahwa setiap orang bekerja dengan kecepatan dan cara yang berbeda-beda.
Mari kita cermati perilaku-perilaku umum yang kita jumpai sehari-hari. Kita semua memiliki kecenderungan komunikasi alami yang dapat berubah bergantung pada situasi dan lingkungan. Bukankah kita setuju bahwa ada orang yang mendominasi percakapan, sementara yang lain lebih memilih untuk menyimak? Ada yang menginginkan rincian spesifik, sedangkan yang lain lebih memikirkan siapa saja yang akan terlibat dan tidak ingin ada pihak yang terabaikan. Ada pula yang ingin memegang kendali atas proyek, sementara yang lain memilih untuk tidak terlalu menonjol karena merasa belum cukup paham. Ada juga orang-orang yang ibarat bunglon; kita sulit memastikan bagaimana mereka lebih suka berkomunikasi karena mereka cenderung sangat fleksibel.
Tersedia banyak alat penilaian yang menganalisis gaya kepribadian serta memberikan wawasan mengenai jati diri kita dan cara kita menghadapi situasi sehari-hari maupun interaksi dengan orang lain. Kuncinya terletak pada kesadaran diri kita sendiri. Tanpa kesadaran diri, seseorang akan sangat sulit untuk beradaptasi. Setelah memiliki kesadaran diri, langkah krusial berikutnya adalah memahami bagaimana orang lain lebih suka berkomunikasi dan melakukan penyesuaian diri.
Catatan Tambahan
“Salah satu pelajaran terpenting dalam perjalanan karier saya adalah pentingnya kemampuan beradaptasi dengan gaya komunikasi dan kepribadian orang lain. Ada yang bertanya, ‘Mengapa saya harus mengubah gaya saya, padahal jelas-jelas dialah yang sulit diajak kerja sama?!’ Ini adalah konsep yang tidak mudah untuk diterima dan menuntut tingkat kedewasaan profesional yang cukup tinggi. Namun, upaya mengembangkan keterampilan ini membuka jalan bagi pencapaian karier luar biasa yang pernah saya saksikan. Selain itu, menurut saya, sudah menjadi tanggung jawab seorang pemimpin yang tangguh untuk mampu menunjukkan fleksibilitas semacam ini kapan pun diperlukan.
“Sepanjang perjalanan karier saya, saya telah melihat bahwa kemampuan beradaptasi seperti ini memberikan hasil nyata dalam berbagai hal berikut:”
- Mendapatkan dukungan dan komitmen dari orang lain, terutama saat menghadapi situasi sulit yang penuh tantangan.
- Memberikan pengaruh tanpa memiliki wewenang formal.
- Menemukan cara untuk meyakinkan pihak yang lebih senior mengenai gagasan Anda.
- Membangun kepercayaan dengan menciptakan suasana yang nyaman, di mana orang lain merasa aman untuk berbagi wawasan dan informasi.
- Meningkatkan kinerja tim Anda dengan memberikan pengembangan melalui cara yang memudahkan mereka dalam menyerap dan menerapkan pengetahuan serta keterampilan baru.
“Kuncinya adalah tetap menjadi diri sendiri yang autentik. Bersikap adaptif bukan berarti kehilangan jati diri Anda. Hal ini justru tentang memperkuat karakter autentik Anda agar dapat menjalin hubungan dengan orang lain secara mudah dan cepat. Manfaatkanlah kekuatan alami Anda dalam hal komunikasi dan hubungan antarmanusia, serta berupayalah secara sungguh-sungguh untuk menunjukkan peningkatan berkelanjutan pada aspek-aspek yang perlu Anda kembangkan. Bagaimanapun juga, jika kita tidak mampu bekerja sama dengan baik bersama orang lain, seberapa jauh kita bisa melangkah?”
—Erin Bric, manager organization development,
VP Action Sports—Vans, Reef & Eagle Creek
Contoh-contoh berikut memberi Anda kesempatan untuk merenungkan tentang mengenali diri sendiri, memahami orang lain, dan beradaptasi. Ingatlah bahwa Anda mungkin akan melihat sedikit dari diri Anda pada semua orang ini. Anda juga mungkin merasa lebih bisa mengidentifikasi diri dengan sebagian di antaranya dibandingkan yang lain.
1. Joe: Langsung saja ke intinya.
Mari bicara soal Joe. Joe adalah tipe orang yang berorientasi pada penyelesaian tugas. Dia bicara apa adanya, selalu ingin tahu inti persoalan, dan tidak suka basa-basi kecuali jika dia sendiri yang memulainya. Dia fokus menyelesaikan tugas secepat mungkin. Dia tampak suka menunda-nunda pekerjaan karena banyaknya tanggung jawab yang ia emban, namun ia justru berkembang dalam situasi yang menantang, terutama saat harus menyelesaikan pekerjaan di saat-saat terakhir. Mejanya berantakan karena ia menangani berbagai tugas sekaligus. Meski begitu, saat ditanya, dia tahu di mana letak barang-barangnya—atau setidaknya, dia membuat orang lain berpikir demikian. Joe bersikap lugas dan tidak menghindari konfrontasi.
Terkadang, ia tampak tidak memedulikan perasaan orang lain karena ia lebih berfokus pada tugas daripada pada individunya. Ada pula yang beranggapan bahwa Joe merasa segalanya harus berpusat pada dirinya. Ia sangat percaya diri dan terkadang bisa terkesan mengintimidasi; ia selalu ingin memegang kendali. Di sisi lain, bekerja bersamanya terasa menyenangkan berkat energinya yang tinggi. Ia gemar mengambil risiko. Joe merupakan aset berharga bagi tim karena ia adalah sosok visioner yang mampu menuntaskan pekerjaan.
Bagaimana cara menghadapi Joe? Berikut adalah beberapa praktik terbaiknya:
- Tetaplah fokus pada poin utamanya.
- Segeralah sampaikan inti pembicaraan.
- Jangan berikan semua perincian kecuali jika ia memintanya, dan itu pun sampaikanlah secara singkat.
- Selalu berikan ringkasan eksekutif beserta informasi pendukungnya.
- Sampaikan secara terbuka kekaguman Anda atas keberhasilannya dalam menyelesaikan suatu proyek.
- Sampaikan kapan Anda membutuhkan bantuan dan waktunya, alih-alih bertanya kapan dia memiliki waktu luang. Dia tidak pernah punya waktu luang—dia sibuk.
- Simaklah saat dia berbicara dan anggukkan kepala untuk menunjukkan bahwa Anda mendengarkan.
Catatan: Joe mungkin tidak selalu berorientasi pada tugas, namun saat ia mengerjakan proyek atau menghadapi tenggat waktu, ia jelas tampak lebih fokus pada hasil akhir. Saat memiliki waktu luang, sikapnya pun cenderung tidak terlalu terkesan mendadak atau ketus. Hal ini penting untuk diketahui mengenai Joe. Memahami situasi dan kesibukannya sehari-hari akan membantu Anda menentukan cara terbaik untuk menyesuaikan diri dengannya.
2. Sally: Baginya, yang terpenting adalah orang-orang.
Sally bekerja bersama Joe. Ia adalah sosok yang sangat supel, antusias, dan penuh energi. Ia senang mengetahui perkembangan seputar orang-orang maupun berbagai hal di sekitarnya, serta ingin selalu merasa dilibatkan. Bahkan, ia tampak kesal jika tidak dilibatkan dalam sesuatu. Sally biasa tiba lebih awal di tempat kerja agar kehadirannya terlihat dan ia memiliki waktu untuk mengobrol dengan rekan-rekannya. Ia cenderung impulsif—bersedia mengambil proyek baru apa pun yang ditawarkan kepadanya—dan enggan menolak permintaan. Namun, menyelesaikan tugas-tugas tersebut adalah cerita lain, karena ia selalu disibukkan dengan terlalu banyak hal sekaligus. Ia gemar mencetuskan ide serta lebih berfokus pada aspek interaksi antarmanusia dan unsur kesenangan dalam setiap proyek. Baginya, tugas-tugas rutin terasa membosankan dan menjemukan.
Sally adalah orang pertama yang menyapa di pagi hari dan ia menyapa siapa pun yang berpapasan dengannya sepanjang hari. Ia sering menelepon atau mengirim surel berulang kali karena saat memiliki pertanyaan, ia ingin segera mengetahui jawabannya. Sayangnya, ia cenderung lupa membawa catatannya. Sally terkadang mengalami kesulitan akibat kebiasaannya bergosip. Namun, saat ada orang yang marah kepadanya, ia merasa sangat sedih karena ia ingin disukai oleh semua orang. Sally merupakan aset berharga bagi tim berkat kemampuan interpersonalnya.
Bagaimana cara menghadapi Sally? Berikut adalah beberapa praktik terbaiknya:
- Luangkan waktu untuk mengenal Sally secara pribadi. Sebagai contoh, mulailah dengan menanyakan kegiatannya di akhir pekan.
- Pastikan Sally selalu mendapatkan informasi terbaru dan libatkan dia dalam rapat.
- Mintalah ide-idenya.
- Berikan kesempatan baginya untuk menyampaikan masukan.
- Tunjukkan minat terhadap pekerjaannya.
- Jangan hanya mengiriminya surel; luangkan waktu untuk berinteraksi secara langsung atau melalui telepon jika memungkinkan.
- Berikan kesempatan baginya untuk mengerjakan proyek-proyek baru.
Catatan: Terkadang Sally mungkin tidak terlalu banyak bicara. Dia bisa saja terlihat seperti Joe saat sedang sangat sibuk, atau justru menjadi sangat pendiam dan menyimak apa yang dikatakan orang lain. Terkadang Anda mungkin tidak yakin dengan kondisi atau suasana hati Sally saat itu, sehingga Anda harus benar-benar memperhatikannya. Anda menyadari bahwa hal ini bisa berubah tergantung pada waktu atau situasi yang sedang terjadi di kantor.
3. Jeff: Sosok yang tenang dan stabil.
Jeff adalah penengah yang menjaga kedamaian di dalam kelompok. Ia sama sekali tidak suka memicu konflik atau mengganggu stabilitas tim, meskipun ia bersedia melakukannya jika memang diperlukan. Jeff sangat memedulikan dampak berbagai hal terhadap tim. Ia gemar mengambil keputusan secara matang dan mencermati segala konsekuensi dari setiap keputusan tersebut. Jeff senang meluangkan waktu untuk memproses pemikirannya. Semua orang di kantor tahu bahwa mereka bisa mendatangi Jeff saat membutuhkan seseorang untuk mendengarkan. Ia selalu sabar mendengarkan mereka tanpa merasa perlu ikut berkomentar atau memberikan pendapat. Pada umumnya, Jeff adalah sosok yang sangat kooperatif dan mudah diajak bekerja sama. Namun, ia tampak merasa terganggu atau kesal ketika beban kerjanya terlalu menumpuk dan ia merasa tidak mampu menyelesaikannya dalam tenggat waktu yang ditentukan. Jeff bekerja secara sistematis dan konsisten. Ia adalah orang yang paling peduli terhadap efektivitas kerja sama tim serta memastikan semua orang dilibatkan saat diperlukan.
Bagaimana cara menghadapi Jeff? Berikut adalah beberapa praktik terbaik:
- Jika memungkinkan, buatlah janji temu dengan Jeff alih-alih mengganggu pekerjaannya.
- Hargailah sikapnya yang berhati-hati dalam mengambil keputusan. Biasanya, ia membutuhkan waktu untuk mempertimbangkan berbagai hal sebelum mengambil keputusan.
- Ambil keputusan bersamanya secara kolaboratif.
- Tetapkan tenggat waktu yang disepakati bersama.
- Tunjukkan minat yang tulus terhadap kehidupan pribadinya.
- Pahami kebutuhannya akan masukan dari tim. Ia tidak suka mengambil keputusan tanpa melibatkan kerja sama dan mempertimbangkan semua pilihan yang ada.
- Tunjukkan apresiasi yang tulus saat ia melakukan sesuatu untuk Anda.
- Anda mungkin perlu menanyakan pendapatnya mengenai suatu situasi beberapa kali, karena ia cenderung menghindari tindakan yang dapat memicu konflik atau mengganggu stabilitas.
- Jeff tidak akan bertindak secara spontan atau gegabah. Ia lebih suka melakukan segala sesuatu dengan cara yang tepat dan meluangkan waktu untuk memastikan semuanya sudah siap sebelum memulai suatu proyek.
Catatan: Jeff selalu tampak bekerja secara metodis. Terkadang, ia terlihat lebih memedulikan detail dibandingkan hal lainnya. Ada kalanya ia tampak lebih piawai dalam mengambil keputusan dibandingkan orang lain. Hal ini bisa jadi menjengkelkan karena ia menginginkan adanya kolaborasi. Jeff terkadang tampak sangat memedulikan pandangan orang lain terhadap dirinya, namun di saat lain, ia kurang memedulikan hal itu dan lebih fokus memastikan bahwa Anda semua "melakukan hal yang benar."
4. Cheryl: Baginya, detail adalah segalanya.
Cheryl bekerja di departemen akuntansi. Ia sangat mengutamakan fakta, kualitas, akurasi, dan detail. Cheryl tidak memiliki banyak waktu untuk membahas masalah pribadi dengan rekan kerjanya; privasi adalah hal yang penting baginya. Saat tiba di kantor pada pagi hari, ia langsung mulai bekerja dan tidak memiliki waktu ataupun minat untuk berbincang-bincang santai. Cheryl bekerja keras untuk memastikan hasil kerjanya memiliki kualitas terbaik, sehingga ia merasa tidak senang jika menerima kritik atau masukan negatif. Namun, ia tidak segan mengkritik orang lain jika merasa ada yang tidak menjalankan tugasnya dengan baik. Ketika menerima laporan yang kurang mendetail, Cheryl merasa membuang-buang waktu untuk membacanya. Ia kerap meminta rekan kerjanya untuk melengkapi detail tersebut agar analisisnya bisa lebih menyeluruh. Cheryl adalah sosok yang berorientasi pada tugas dan sangat diplomatis. Ia tidak menyukai bekerja dengan orang-orang yang menunjukkan semangat atau antusiasme yang meluap-luap; ia lebih memilih penyampaian fakta secara ringkas dan padat.
Bagaimana cara menghadapi Cheryl? Berikut adalah beberapa langkah terbaik:
- Fokuslah pada fakta.
- Hindari membahas masalah pribadi kecuali jika Anda memiliki hubungan personal yang sangat erat. Namun, bahkan dalam situasi itu pun, kemungkinan besar dia tidak akan terlalu banyak terlibat dalam percakapan tersebut.
- Berikan dia waktu untuk mempertimbangkan keputusan; jangan mengharapkan penyelesaian yang instan.
- Bersikaplah spesifik saat menyampaikan kritik atau saran. Sadarilah bahwa dia mungkin tidak akan menyukai apa yang Anda katakan karena hal itu bisa menyinggung keinginannya akan kesempurnaan.
- Dia akan merasa terganggu jika ada sesuatu yang tidak sempurna.
- Bersiaplah untuk memberikan rincian yang mendukung setiap gambaran umum atau ringkasan yang Anda sampaikan.
- Tawarkan kesempatan yang memungkinkannya memanfaatkan keahliannya.
Catatan: Cheryl terkadang tampak terlalu larut dalam detail teknis yang rumit, namun di lain waktu ia bersikap lugas dan hanya ingin langsung ke inti persoalannya. Langkah terbaik adalah selalu mengawali dengan poin utamanya, namun tetap siapkan rinciannya. Meskipun ia mungkin tidak memintanya saat itu juga, ia akan menginginkan segala sesuatunya didokumentasikan dan tersedia untuknya.
Analisis Situasi Ini
Joe, Sally, Jeff, dan Cheryl sedang dalam perjalanan menuju sebuah pertemuan yang berjarak tiga jam perjalanan. Joe bertindak sebagai pengemudi dan Sally sebagai pendamping pengemudi. Cheryl terus-menerus menengok dari balik bahu Joe; ia merasa kesal karena Joe tampak melaju melebihi batas kecepatan. Joe pun merasa terganggu dengan komentar-komentar Cheryl yang tiada henti. Jeff merasa agak lapar, lalu ia mengeluarkan kantong berisi wortel yang sudah diberi label dan menawarkannya kepada yang lain; ia memang telah membawa cukup banyak untuk semua orang. Sally membawa permen M&M dan keripik. Cheryl telah menyiapkan sebuah kotak pendingin—dengan segala isinya tertata rapi—yang penuh berisi air minum dan roti lapis. Sementara itu, karena sedang terburu-buru, Joe tidak membawa camilan apa pun.
Saat menyantap sandwich-nya, Cheryl memandang Sally dan kembali berkomentar tentang kecepatan mengemudi Joe. Sally hanya menatapnya sambil tersenyum; ia sama sekali tidak berniat menegur Joe. Joe mendengar percakapan itu dan berkata kepada yang lain, "Berhentilah mengkhawatirkan kecepatanku. Intinya, biarkan aku yang menyetir!" Mereka pun berangkat.
Bisakah Anda mengenali bagian mana dari gaya komunikasi alami mereka yang muncul selama perjalanan itu? Bagaimana Anda bisa mengetahuinya?
Praktik-Praktik Terbaik
- Kenali gaya komunikasi Anda sendiri. Kesadaran diri adalah kunci dari segalanya.
- Kenali apakah seseorang lebih suka banyak bicara atau lebih banyak mendengar, lalu sesuaikan diri Anda. Jika mereka tipe yang banyak bicara, biarkan mereka berbicara. Jika mereka tipe pendengar, ajukan pertanyaan untuk memancing mereka berbicara.
- Sadarilah jika Anda berbicara terlalu banyak.
- Kenali apakah seseorang lebih berorientasi pada tugas atau pada orang, dan cobalah untuk menyesuaikan diri.
- Jika lawan bicara senang membahas hal-hal pribadi, tunjukkan ketertarikan pada kehidupan mereka, lalu beralihlah ke pokok pembicaraan atau urusan yang sedang dihadapi.
- Sadarilah bahwa kebanyakan orang tidak bermaksud mengganggu orang lain, melainkan hanya melakukan apa yang terasa alami bagi mereka.
Sisi Lain
“Salah satu klien saya bersikap sangat ketus terhadap orang-orang di sekitarnya. Ia merasa kesal jika orang lain tidak mengikuti jadwal waktunya. Ia terutama merasa marah ketika timnya tidak segera bergerak saat ia membutuhkan sesuatu untuk diselesaikan. Salah satu rekan sejawatnya di tim manajemen memiliki sifat yang sangat mirip dengannya, dan ia merasa sangat frustrasi menghadapi rekan tersebut. Ia tidak habis pikir melihat cara rekan sejawatnya itu berbicara kepada timnya sendiri. Situasi ini sangat menarik untuk diamati karena ia sama sekali tidak menyadari bahwa ia melakukan hal yang persis sama terhadap timnya sendiri. Ia sudah pernah diberi tahu bahwa sikapnya terlalu ketus, namun ia bersikeras bahwa orang lainlah yang tidak kompeten. Ia benar-benar tidak memiliki kesadaran diri. Sayangnya, orang lain tidak suka bekerja sama maupun bekerja di bawah arahannya, namun ia tidak menyadari hal itu dan tidak terbuka untuk menerima masukan.”
—Kim Zoller, Image Dynamics
Ajukan Pertanyaan-Pertanyaan Penting Ini pada Diri Sendiri
- Apakah saya menyesuaikan diri dengan orang lain, atau apakah saya melakukan apa yang terasa alami bagi gaya komunikasi saya?
- Apakah saya menyadari bagaimana terkadang saya bisa menjalin hubungan yang baik (rapport) dengan orang lain, sementara di lain waktu hal itu terasa sulit?
- Bisakah saya mengenali gaya komunikasi yang disukai oleh rekan kerja saya dan mulai menyesuaikan diri dengan gaya mereka tersebut?
*****
Diambil dan diterjemahkan dari :
"16 Communication Secrets: Learn from The Biggest Blunders Professionals Make" karya Kim Zoller dan Kerry Preston.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar